第二课｜数电票时代企业需要做哪些准备、可能产生的影响

 

截至12月5日，数电票的推广已覆盖全国36个地区，标志着我国已正式进入数电时代。对于集团企业而言，原有的地区推广差异等遗留问题已不复存在。在与客户交流的过程中，神州云合研究院发现市场上存在一些错误信号。

 

 

一、市场上存在的错误信号

 

1、税控介质需要与数电票并行3-5年

 

市场上一些税务服务厂商错误地声称数电票推广步调缓慢，税控介质需要很长时间并行，企业因此被劝阻减缓数电票接入，以延长税控硬件及软件的使用年限。随着数电票的快速推广，这些谣言已被证实不实，税控硬件介质的淘汰是不可避免的趋势。

 

 

2、数电票的开票、收票模式与传统发票没有太大差别

 

部分企业错误地认为数电票只是去除了硬件设备，开票、收票流程与原有的纸质发票、电子发票变化不大。实际上，数电票的开票、收票流程有着较大的变化，原有的纸质发票、电子发票都依赖税控硬件设备管理，而数电票则实现了无介质开票，简化了开票、收票流程。

 

 

3、数电票可以按照原有的电子发票方式进行入账、报销、归档

 

很多企业虽然暂时未开具数电票，但员工出差过程中已经收到了大量的数电发票，却仍旧采取原有的纸质发票、电子发票的模式，要求将数电票的PDF、OFD格式的版式文件打印出来报销。实际上，这种方式不仅不符合国税总局、财政部、国家档案局的相关规定，也无法有效的避免重复报销、发票文件涂改等问题。

 

 

4、中小企业不用担心也不需要关注数电票

 

中小企业认为数电票的推广与自身无关，因业务量较小不太主动关注数电票的动向。然而，数电票的推广对税务管理流程、制度、方式等多个方面都有着较大影响，中小企业也应该多关注、多交流数电票相关内容。尽早布局、尽快平稳过渡数电票。

 

在数电票的推广过程中，许多企业受到大量错误信号的影响，导致在财税规划、信息化建设等过程中感到困惑。因此，神州云合呼吁企业用户慎重判断市场动向，并整理日常工作中吸收的错误信息，也可以联系神州云合专家进行解答。

 

 

二、数电票给企业带来的挑战及应对之道

 

1、数电票票版更加简洁，发票管理更加便利

 

• 取消了发票复核人和收款人，企业不需要再纠结原有的三个开票角色重复的问题；
• 取消了购销方的地址、电话、开户行及账号等信息，如企业规定专用发票必须填写，此类信息可填写至备注栏即可；
• 取消了右下角的企业发票专用章、密码区、发票代码、校验码验码等信息。

 

企业的办税人员通过“实人认证”方式在局端APP完成人脸识别后即可使用发票开具的能力。数电票让企业“开业即开票，开票即交票”。因此，我们建议企业要充分了解数电票与传统发票的区别，尽快完成供应商选择，发票接入方式确定、试点企业范围等基础情况的梳理和数电管理平台的搭建工作。

 

2、数电票开票流程简化，对集团企业发票管理提出更高要求

 

• 采用授信制，对企业的纳税信用等级提出更高要求；
• 不再受限于票版限额的影响，企业可以较为自由地开具授信额度以内的任意金额的发票，带来便利的同时，也对于集团企业管控分支机构发票提出更高的要求；
• 取消了销货清单，数电票可以展示全部开票信息，有利于发票的流转。

 

对于企业而言，应充分梳理现有的业务、税务管理流程，在数电票推广阶段简化现有的开票流程，同时在合规管理、开票角色、权限、额度管理等方面设置新的监控节点，充分享用数电票带来的便利，通过信息化优先防范发票及人为操作所带来的发票风险；具备乐企申请标准的企业应踊跃申请并接入乐企，实现真正意义上的税企直连，加速企业数字化管理、数字化转型。

 

3、数电票支持多种形式的发票，使企业收票管理更加便捷

 

• 可以通过税务数字账户自动归集进项税发票；
• 数电票逐步拓展火车票、飞机行程单等通行费发票，使企业在对公支付、对私报销业务更加便利。

 

在收票管理方面，企业应充分评估现有的费控报销、OA系统的兼容情况，快速接入数电票并与现有的系统完成集成，真正做到无纸化、线上化、智能化、一体化的企业收票管理。同时有条件的企业要构建自身的税务数据中心，通过局端获取全量税务发票数据。在集团层面搭建进项发票管理平台，打通进项发票管理的全流程，实现报销-采集-查验-查重-入账-认证-统计-分析等业务流程的全面自动化管理，真正意义上迈入企业以数治税的新阶段。

 

4、数电票对企业归档管理提出了更高的要求

 

首先，企业的业务系统需要进行改造，能够直接识别XML格式的数电票，避免数电票流转过程中无法识别；其次，财政部正在试点电子凭证，电子凭证的归档格式是XBRL格式的文件，发票和凭证具备密切关联，建议企业在充分考虑发票数字化的同时，预先做好凭证电子化的应对措施；最后，建议企业通过电子会计档案管理系统实现企业档案管理的全面数字化、合规化。逐步将原有的纸质文件变成电子化，通过电子档案迈入企业存量单据的数字化管理道路。

 

5、数电票对企业风险管控要求日趋严格

 

数电票在带来便利的同时，随之而来也对企业带来的发票重复报销、发票涂改、供应商恶意红冲、虚开发票、发票状态等多方面的痛点。单纯的依靠人工方式去管控这些新的风险难度太大，企业需要充分借助信息化手段。通过搭建税务管理平台，采用信息化手段控制税务管理的各个阶段，充分防范企业的税务发票风险。