全球领先的生物制药企业N公司如何打通财务共享最后1公里
N公司是全球领先的生物制药公司,在胰岛素开发和生产领域居世界领先地位,并在肥胖症、罕见血液疾病、内分泌紊乱等严重慢病治疗领域进行研发和药物生产。N公司全球员工总数超过4.35万人,分布于全球80余个国家和地区,产品销售遍布179个国家。N公司成立于1923年,早在60年代就已进入中国市场,2019年,在中国区销售收入超过130亿元。
N公司作为一家全球布局的药品生产企业,在企业内部信息化管理方面,也作出了卓有成效的探索。N公司通过全球领先的S-ERP系统,对核心业务、财务流程与数据进行管理,并通过S-ERP旗下C报销系统,提升报销效率,实现与S-ERP系统主数据打通。N公司在中国区的财务管理,采用财务共享中心模式,各地分支机构的员工报销、对公支付业务,通过C报销系统和S-ERP供应链管理模块进行审批确认,线下将相关单据、凭证,通过邮寄方式寄送至共享中心,由共享中心进行单据、凭证的扫描、数据录入、票单一致性校验、凭证合规性校验、以及纸质单据分拣归档。
财务共享中心模式,始于20世纪80年代,经过数十年的探索与发展,共享中心相关的信息化系统以及运营模式已经具备较高的成熟度,并在国内外各大集团企业得以广泛应用。共享中心模式,对于跨地区多分支机构集团企业来说,极大的降低了财税管理的重复建设投入,提高了资源利用效率,同时加强了对各分支机构的财税数据管控。
但财务共享中心模式,仍有许多痛点现实存在,且在过去较长的时间范围内,没有出现较为可行和有效的解决方案。影像和数据都已实现自动化处理,并在一定程度上个实现了数字化,智能化,但在纸质单据处理层面,收单、退单、审单等人工校验环节一直无法替代。
共享中心模式最后一公里:纸质单据自动化处理和智能批量审核
N公司通过S-ERP系统和C报销系统,实现业务和财务数据的共享,但当中国区所有分支机构的纸质单据集中于共享中心统一处理,财务共享中心的业务处理效率,就成为制约整个集团财税效率的瓶颈,人工处理模式,无法满足日益增长的业务需求,这也成为N公司接下来重点着力解决的问题。
摆在N公司面前的难题概括起来主要有以下两个方面:
一、应付业务合规性审核的滞后性。首先,凭证本身的税务风险校验滞后,包括凭证的伪造、篡改,发票作废、红冲异常状态,以及销方走逃、失联等黑名单风险等,在报销和对公支付审批发起环节中,无法预先进行校验,寄送至财务共享中心后,人工校验,发现问题再邮寄退回,导致合规校验的周期长,以及极高的单据往返快递成本;其次,票单一致性校验,在共享中心审核环节,需要逐一人工比对和核算报销单据、凭证数据,效率低,成本高,且容易出错。
二、纸质单据处理的效率问题。共享中心模式下,各分支机构的财税管理成本得以最大限度的缩减,但单据处理的工作量并未减少,交单、退单、审单的过程战线拉长,在共享中心处理纸质单据的过程中,仍然需要面对大量纸质单据的分拣、核对、扫描等工作,都需要通过人工方式处理。某种意义上来说,财务共享中心模式,一定程度做到了“降本”(如果将收退单快递成本计入,实际情况可能“降本”目标也并未真正实现),但是并未“增效”。
解决以上两个具体问题的思路,最合适的解决方案,就是通过“机器”代替人工,让复杂的事情简单做,琐碎的事情自动做。具体来讲,就是在共享中心单据集中处理环节,实现批量自动票单一致性核验,以及凭证自动合规校验,纸质档案、影像数据自动归集和匹配关联。当纸质单据处理流程,变成全自动化智能化的处理方式,财务共享模式,才算是成为一个完整闭环的智能化协同生态。
应用物联网智能收单机器人,实现单据、凭证、影像、数据一体化智能管理。
N公司最终通过神州云合设计的纸质单据软硬件一体整体解决方案,为财务共享中心单据处理效率带来了质的飞跃。
在神州云合设计的整体方案中,引入了一款名叫“单多啦”的智能收单机器人,智能收单机器人连接云平台智能审核校验引擎、单据流转追溯引擎、影像归集引擎,建立进项票据数据池,并与S-ERP系统供应链管理模块、C报销系统进行对接,解决了纸质凭证自动批量归档、自动凭证合规校验、智能票单匹配核对、影像及凭证数据集中归档关联等4大问题。
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