全球领先的生物制药企业N公司如何打通财务共享最后1公里

N公司是全球领先的生物制药公司，在胰岛素开发和生产领域居世界领先地位，并在肥胖症、罕见血液疾病、内分泌紊乱等严重慢病治疗领域进行研发和药物生产。N公司全球员工总数超过4.35万人，分布于全球80余个国家和地区，产品销售遍布179个国家。N公司成立于1923年，早在60年代就已进入中国市场，2019年，在中国区销售收入超过130亿元。

N公司作为一家全球布局的药品生产企业，在企业内部信息化管理方面，也作出了卓有成效的探索。N公司通过全球领先的S-ERP系统，对核心业务、财务流程与数据进行管理，并通过S-ERP旗下C报销系统，提升报销效率，实现与S-ERP系统主数据打通。N公司在中国区的财务管理，采用财务共享中心模式，各地分支机构的员工报销、对公支付业务，通过C报销系统和S-ERP供应链管理模块进行审批确认，线下将相关单据、凭证，通过邮寄方式寄送至共享中心，由共享中心进行单据、凭证的扫描、数据录入、票单一致性校验、凭证合规性校验、以及纸质单据分拣归档。

财务共享中心模式，始于20世纪80年代，经过数十年的探索与发展，共享中心相关的信息化系统以及运营模式已经具备较高的成熟度，并在国内外各大集团企业得以广泛应用。共享中心模式，对于跨地区多分支机构集团企业来说，极大的降低了财税管理的重复建设投入，提高了资源利用效率，同时加强了对各分支机构的财税数据管控。

但财务共享中心模式，仍有许多痛点现实存在，且在过去较长的时间范围内，没有出现较为可行和有效的解决方案。影像和数据都已实现自动化处理，并在一定程度上个实现了数字化，智能化，但在纸质单据处理层面，收单、退单、审单等人工校验环节一直无法替代。

共享中心模式最后一公里：纸质单据自动化处理和智能批量审核

N公司通过S-ERP系统和C报销系统，实现业务和财务数据的共享，但当中国区所有分支机构的纸质单据集中于共享中心统一处理，财务共享中心的业务处理效率，就成为制约整个集团财税效率的瓶颈，人工处理模式，无法满足日益增长的业务需求，这也成为N公司接下来重点着力解决的问题。

摆在N公司面前的难题概括起来主要有以下两个方面：

一、应付业务合规性审核的滞后性。首先，凭证本身的税务风险校验滞后，包括凭证的伪造、篡改，发票作废、红冲异常状态，以及销方走逃、失联等黑名单风险等，在报销和对公支付审批发起环节中，无法预先进行校验，寄送至财务共享中心后，人工校验，发现问题再邮寄退回，导致合规校验的周期长，以及极高的单据往返快递成本；其次，票单一致性校验，在共享中心审核环节，需要逐一人工比对和核算报销单据、凭证数据，效率低，成本高，且容易出错。

二、纸质单据处理的效率问题。共享中心模式下，各分支机构的财税管理成本得以最大限度的缩减，但单据处理的工作量并未减少，交单、退单、审单的过程战线拉长，在共享中心处理纸质单据的过程中，仍然需要面对大量纸质单据的分拣、核对、扫描等工作，都需要通过人工方式处理。某种意义上来说，财务共享中心模式，一定程度做到了“降本”（如果将收退单快递成本计入，实际情况可能“降本”目标也并未真正实现），但是并未“增效”。

解决以上两个具体问题的思路，最合适的解决方案，就是通过“机器”代替人工，让复杂的事情简单做，琐碎的事情自动做。具体来讲，就是在共享中心单据集中处理环节，实现批量自动票单一致性核验，以及凭证自动合规校验，纸质档案、影像数据自动归集和匹配关联。当纸质单据处理流程，变成全自动化智能化的处理方式，财务共享模式，才算是成为一个完整闭环的智能化协同生态。

应用物联网智能收单机器人，实现单据、凭证、影像、数据一体化智能管理。

N公司最终通过神州云合设计的纸质单据软硬件一体整体解决方案，为财务共享中心单据处理效率带来了质的飞跃。

在神州云合设计的整体方案中，引入了一款名叫“单多啦”的智能收单机器人，智能收单机器人连接云平台智能审核校验引擎、单据流转追溯引擎、影像归集引擎，建立进项票据数据池，并与S-ERP系统供应链管理模块、C报销系统进行对接，解决了纸质凭证自动批量归档、自动凭证合规校验、智能票单匹配核对、影像及凭证数据集中归档关联等4大问题。

首先，在报销和对公支付流程发起时，植入会计合规预审核环节。在员工报销和对公支付业务场景下，根据N公司需求，员工仍通过费控C系统和S-ERP系统进行内部业务合规校验，主流程不发生变化。在保持现有主流程基础上，在报销单生成和对公支付发起阶段，要求员工通过C终端或S-ERP系统拍照上传凭证影像，系统自动通过OCR方式，关联并提取相关凭证数据，再通过智能合规校验引擎，实现对增值税发票真伪、重复报销、销方黑名单、敏感词等强规则的自动校验，当基础预审规则无法通过时，直接状态反写C系统和S-ERP系统，对于发起的内部报销和支付流程直接预警或中止，无需在实物凭证寄往共享中心后，查验发现问题再寄回退单，有效降低退单率，节省了纸质单据往返快递成本。

其次，在共享中心部署智能收单机器人，实现纸质单据批量分拣归档、自动票单匹配和二次合规性校验。当内部报销及对公支付流程审批通过后，员工打印报销单封面，粘贴原始凭证，将纸质单据一同寄往共享中心。共享中心专设收单岗，收单岗人员将收到的纸质单据，直接投入智能收单机器人。机器人自动扫描报销单条码，在C系统或S-ERP系统中，查询和调用相关审批流程数据，并对凭证实物进行二次扫描和数据提取。通过智能收单机器人，可将从系统中采集的发起审批时填报的数据，与实际收到的纸质凭证数据进行对比校验，实现自动票单匹配校验。当申报数据与实物提取数据不一致时，做退单或人工判断处理；当凭证实物短缺时，通知相关员工补足凭证。此外，智能收单机器人可以对审核通过的单据按税号、按科目等不同维度进行自动分拣、分类，存放于指定归档箱，并生成取件清单，当归档箱容量已满时，可批量取出，统一装订为账簿。

最后，基于智能收单柜实物、影像、数据采集能力，实现应付业务全流程协同。智能收单柜支持全票种影像采集和数据提取，包括发票、单据、合同、文档等各类纸质会计档案。合规单据自动分拣，定向追溯，存放路径关联，进而实现报销单、对公支付结算单与凭证实物存档路径、电子影像、明细数据的完全匹配关联。通过系统对接，可将影像、数据，反写S-ERP系统财务模块、供应链模块和费控C系统，用于自动记账凭证生成，以及原始凭证影像、实物关联追溯。当财务核算和税务申报环节中，出现某一科目或某一会计事项数据存疑的情形，可从表追溯至具体的单，单关联凭证数据、影像和实物，进而实现以会计事项为单位的全维度支出管理。

随着企业发展管理理念的变革，财税部门在企业中扮演越来越重要的角色。财税部门不再只是一个记账部门、报税部门，将逐渐转变为企业战略管理的数据引擎和决策智囊。基于财税部门定位和角色的转变，传统价值法会计将逐步转变为事项法会计，事项法会计除了记录价值流动以外，还需要最大限度保留会计事项相关的业务细节和历史处理过程数据，进而为企业管理不同角色提供定制化数据输出能力。

在企业支出管理层面，会计事项，通过单据、凭证沉淀数据，并建立统一的进项票据池，用于管理维度和财务维度的数据输出。N公司采用智能机器人，实现纸质单据自动收退单、审单和影像数据管理，可极大提升会计事项过程数据采集的效率和准确性，进而有力支撑企业数字化、智能化财税变革进程。